Privacyreglement van Praktijk E-reading

Gegevensvastlegging

Praktijk E-reading legt altijd enkele gegevens van haar cliënten vast voor het onderhouden van contact en indien nodig voor de administratieve afhandeling. Het gaat hierbij om naam, adres en telefoonnummer en/of e-mailadres. Ook de mailwisseling, offertes en facturen worden bewaard. Deze persoonlijke gegevens worden niet aan anderen verstrekt tenzij hier nadrukkelijk toestemming voor is verleend door de cliënt. Bijvoorbeeld in geval van doorverwijzing.

Aanvullende gegevensvastlegging bij coaching

Voor een goed coaching traject is het noodzakelijk voor iedere client een dossier samen te stellen. Het dossier kan naast de naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres ook aantekeningen over zijn/haar gemoedstoestand en/of ziektebeelden, medicijngebruik, gegevens over de behandelaanpak, de afspraken en verslagen van de sessies bevatten. De gegevens kunnen na toestemming van de cliënt door een waarnemer of voor doorverwijzing naar een andere therapeut of coach worden gebruikt. Een beperkt aantal gegevens uit het dossier (naam en adres) wordt gebruikt voor de financiële administratie. Gegevens uit het dossier worden niet aan anderen verstrekt tenzij hier nadrukkelijk door de client om is gevraagd in geval van bijvoorbeeld doorverwijzing.

Beveiliging van de gegevens

Praktijk E-reading zorgt ervoor dat de gegevens veilig worden opgeborgen, dat deze niet verloren raken en dat deze niet in onbevoegde handen komen.

Bewaartermijn

De algemene bewaartermijn van de gegevens is 7 jaar. Het kan voorkomen dat de gegevens langer bewaard moeten worden, bijvoorbeeld omdat dit van belang is voor terugkerende sessies. Het initiatief tot langer bewaren kan ook van de cliënt uitgaan.

Recht tot inzage, afschrift, correctie, aanvulling en afscherming

De cliënt heeft het recht om zijn/haar gegevens in te zien en kan om een (foto)kopie van de gegevens verzoeken. Als de cliënt van mening is dat de gegevens in zijn/haar dossier inhoudelijk onjuist zijn, dan kan er gevraagd worden deze te corrigeren. De cliënt hoort zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken, een reactie te ontvangen.

Recht op verwijdering en vernietiging

De client kan vragen (een deel van) zijn/haar gegevens te vernietigen. Dit verzoek moet binnen drie maanden uitgevoerd worden, tenzij het aannemelijk is dat het bewaren van de gegevens van aanmerkelijk belang is voor iemand anders dan de cliënt, omdat een wettelijke bepaling vernietiging verbiedt.

Klachten 

Elke cliënt heeft de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegeven wanneer de cliënt vermoed dat er sprake is van oneigenlijk gebruik van zijn of haar gegevens of wanneer hij of zij vermoed dat de privacyregels worden geschonden.